♦مقدمه :
حسابدار شرکت فقط مسئول ثبت اعداد و تهیه گزارش‌های مالی نیست. کیفیت کار او بر تصمیم‌های مدیریتی، پیگیری تعهدات مالی و نظم اسناد شرکت اثر می‌گذارد. به همین دلیل، مدیران باید بدانند چطور عملکرد حسابدار شرکت را ارزیابی کنند و چه نشانه‌هایی از کار حرفه‌ای یا نیاز به بررسی بیشتر حکایت دارد.
البته ارزیابی عملکرد حسابدار نباید بر پایه حدس، فشار یا آزمون‌های غافلگیرکننده باشد. روش مؤثرتر، تعیین شرح وظایف روشن، بررسی منظم خروجی‌ها و استفاده از معیارهای قابل‌اندازه‌گیری است. در این مقاله مهم‌ترین معیارهای ارزیابی و نکاتی را که هنگام استخدام حسابدار باید در نظر بگیرید، مرور می‌کنیم.
فهرست مطالب
ارزیابی عملکرد حسابدار یعنی چه؟
چرا ارزیابی حسابدار شرکت اهمیت دارد؟
مهم‌ترین معیارهای سنجش عملکرد حسابدار
اشتباهات حسابداری که باید جدی گرفته شوند
از یک حسابدار حرفه‌ای چه انتظاری داشته باشیم؟
هنگام استخدام حسابدار به چه نکاتی توجه کنیم؟
پرسش‌های متداول
ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد حسابدار یعنی چه؟
ارزیابی عملکرد یعنی مقایسه‌ی کار انجام‌شده با شرح وظایف، استانداردهای شرکت و مهلت‌های توافق‌شده. برای نمونه، می‌توان بررسی کرد که اسناد مالی با چه نظمی ثبت می‌شوند، گزارش‌ها چه زمانی آماده می‌شوند و مغایرت‌ها چگونه پیگیری می‌شوند.
هدف از این ارزیابی صرفاً پیدا کردن خطا نیست. ارزیابی درست به مدیر کمک می‌کند نقاط قوت حسابدار را بشناسد، مشکلات کاری را زودتر تشخیص دهد و در صورت نیاز، آموزش یا امکانات مناسب‌تری فراهم کند.
نکته :
پیش از ارزیابی، شرح وظایف را مشخص کنید.
انتظارهای مبهم، ارزیابی را دشوار و گاهی ناعادلانه می‌کند. پیش از شروع، روشن کنید حسابدار مسئول چه کارهایی است؛ برای مثال:
ثبت و طبقه‌بندی اسناد مالی
تهیه گزارش‌های دوره‌ای
پیگیری دریافت‌ها و پرداخت‌ها
تطبیق حساب‌ها و بررسی مغایرت‌ها
آماده‌سازی اطلاعات موردنیاز امور مالیاتی یا بیمه‌ای، در صورت سپرده‌شدن این مسئولیت
بایگانی و نگهداری اسناد مالی
ارائه اطلاعات موردنیاز به مدیریت
شرح وظایف باید با اندازه، نوع فعالیت و ساختار شرکت هماهنگ باشد. در شرکت‌های کوچک، یک حسابدار ممکن است مسئولیت‌های متنوع‌تری داشته باشد؛ در شرکت‌های بزرگ‌تر این وظایف معمولاً میان چند نفر تقسیم میشود.
چرا ارزیابی عملکرد حسابدار شرکت اهمیت دارد؟
اطلاعات حسابداری در برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری مدیران نقش دارد. گزارش ناقص یا ثبت نادرست ممکن است تصویر روشنی از وضعیت هزینه‌ها، درآمدها، بدهی‌ها و مطالبات ارائه نکند. همچنین بی‌نظمی در اسناد و تأخیر در آماده‌سازی اطلاعات می‌تواند پیگیری امور مالی شرکت را دشوارتر کند.
ارزیابی منظم به شرکت کمک می‌کند:
مغایرت‌ها و خطاها را زودتر شناسایی کند؛
وضعیت مالی را بر اساس اطلاعات منظم‌تری بررسی کند؛
برای تکالیف و مهلت‌های مرتبط برنامه‌ریزی بهتری داشته باشد؛
وابستگی امور مالی به حافظه یا پیگیری‌های موردی را کاهش دهد؛
نیازهای آموزشی یا کمبودهای فرایندی را تشخیص دهد.
بهتر است ارزیابی فقط متوجه عملکرد یک فرد نباشد. گاهی مشکل از فرایندهای نامشخص، نبود دسترسی مناسب، کمبود نیرو یا تحویل‌ندادن به‌موقع اسناد از سوی دیگر واحدهاست. در چنین شرایطی، اصلاح فرایند به اندازه بررسی عملکرد حسابدار اهمیت دارد.
مهم‌ترین معیارهای ارزیابی عملکرد حسابدار
۱. صحت و قابلیت پیگیری اطلاعات مالی
یکی از معیارهای اصلی، درستی ثبت‌ها و امکان ردیابی آن‌ها تا رسیدن به سند پشتیبان است. مدیر یا مسئول مالی می‌تواند نمونه‌ای از ثبت‌ها و گزارش‌ها را با فاکتورها، رسیدها، قراردادها و گردش حساب‌های مرتبط تطبیق دهد.
تراز بودن تراز آزمایشی می‌تواند یک بررسی اولیه باشد، اما به‌تنهایی صحت تمام اطلاعات را ثابت نمی‌کند. ممکن است ثبت اشتباه همچنان توازن بدهکار و بستانکار را حفظ کند. بنابراین، نمونه‌برداری از اسناد، تطبیق حساب‌ها و بررسی مستندات نیز لازم است.
۲. نظم در ثبت و بایگانی اسناد
اسناد باید طبق روش مشخصی ثبت، دسته‌بندی و نگهداری شوند تا در زمان نیاز پیدا کردن آن‌ها دشوار نباشد. نظم کاری را می‌توان از مواردی مانند کامل‌بودن پرونده‌های مالی، مشخص‌بودن وضعیت اسناد و رعایت رویه بایگانی ارزیابی کرد.
انباشت اسناد ثبت‌نشده یا نبود مدارک پشتیبان، احتمال تأخیر و دشواری در بررسی‌های بعدی را افزایش می‌دهد. البته مرتب‌بودن میز کار به‌تنهایی معیار قابل‌اعتمادی برای قضاوت درباره کیفیت کار نیست؛ نتیجه و نظم فرایندها اهمیت بیشتری دارد.
۳. مدیریت زمان و رعایت مهلت‌ها
آماده‌سازی گزارش‌ها و پیگیری وظایف زمان‌بندی‌شده، بخش مهمی از کار حسابداری است. بررسی کنید که خروجی‌ها بر اساس تقویم کاری شرکت و مهلت‌های تعیین‌شده آماده می‌شوند یا خیر.
برای ارزیابی این معیار، می‌توانید یک تقویم مشترک برای گزارش‌ها و مسئولیت‌ها داشته باشید و میزان انجام به‌موقع کارها را در بازه‌ای مشخص بسنجید. قوانین و مهلت‌های مالیاتی، بیمه‌ای و کاری ممکن است تغییر کنند؛ بنابراین لازم است اطلاعات مربوط به هر دوره از منابع معتبر بررسی شود.
۴. دقت در ثبت و بازبینی
حسابدار با اطلاعات عددی و اسناد متعددی کار می‌کند. به همین دلیل، توجه به جزئیات و بازبینی کار پیش از نهایی‌شدن آن اهمیت دارد. از جمله نشانه‌های عملکرد دقیق می‌توان به کنترل اطلاعات ثبت‌شده با مدارک اصلی و پیگیری موارد نامشخص اشاره کرد.
به‌جای ایجاد تراکنش‌های ساختگی یا آزمون‌های غافلگیرکننده، از روش‌های معمول کنترل داخلی استفاده کنید؛ مانند بازبینی نمونه‌ای از اسناد، تأیید پرداخت‌ها طبق سطح اختیار و تطبیق دوره‌ای حساب‌ها.
۵. دانش تخصصی و آگاهی از مقررات مرتبط
حسابدار باید دانش متناسب با مسئولیت‌هایش داشته باشد و هنگام مواجهه با موضوعی خارج از تجربه خود، آن را به‌درستی پیگیری کند. بسته به نوع شغل، این دانش می‌تواند شامل اصول حسابداری، کار با نرم‌افزارهای مالی، تهیه گزارش‌ها و آشنایی با مقررات مالیاتی، بیمه‌ای یا قانون کار باشد.
به‌روز بودن را می‌توان از کیفیت کار، شیوه برخورد با تغییرات و توانایی توضیح منابع و رویه‌های مورد استفاده بررسی کرد. برای موضوعات تخصصی یا تغییرپذیر، دریافت نظر مشاور یا متخصص مربوط نیز می‌تواند لازم باشد.
۶. توانایی شناسایی و پیگیری مغایرت‌ها
حسابدار حرفه‌ای فقط به ثبت اطلاعات اکتفا نمی‌کند؛ در صورت مشاهده اختلاف میان اسناد، مانده حساب‌ها یا گزارش‌ها، موضوع را بررسی و پیگیری می‌کند. مهم است که حسابدار بتواند توضیح دهد چه چیزی با هم تطبیق ندارد، چه مدارکی بررسی شده و برای حل موضوع چه اقدامی پیشنهاد میشود.
پیگیری مناسب به معنای تصمیم‌گیری خودسرانه نیست. مواردی که خارج از اختیار حسابدار است باید طبق فرایند شرکت به مدیر یا مسئول مربوط ارجاع شود.
۷. شناخت فعالیت و نیازهای شرکت
درک چرخه کاری شرکت به حسابدار کمک می‌کند گزارش‌ها را در بستر مناسب‌تری بررسی کند. شناخت فرایند فروش، خرید، دریافت‌ها، پرداخت‌ها و هزینه‌های اصلی باعث میشود پرسش‌های مرتبط‌تری مطرح کند و اطلاعات موردنیاز مدیریت را بهتر آماده سازد.
این شناخت باید به حسابدار کمک کند اطلاعات مالی را روشن‌تر گزارش کند؛ اما تصمیم‌گیری مدیریتی یا تغییر رویه‌ها باید بر اساس اختیارات و فرایندهای مصوب شرکت انجام شود.
۸. مهارت ارتباطی و گزارش‌نویسی
حسابدار برای تکمیل اسناد و پیگیری اطلاعات با مدیران و واحدهای مختلف همکاری می‌کند. توانایی توضیح روشن موضوعات مالی، تهیه گزارش قابل‌فهم و بیان به‌موقع ابهام‌ها، ارزیابی عملکرد را آسان‌تر می‌کند.
در این بخش، توجه کنید که آیا گزارش‌ها پاسخ‌گوی نیاز مخاطب هستند، پرسش‌ها با دقت پیگیری می‌شوند و اطلاعات حساس فقط در اختیار افراد مجاز قرار می‌گیرد یا خیر.
۹. مسئولیت‌پذیری و محرمانگی
اطلاعات مالی شرکت باید طبق سیاست‌های داخلی و دسترسی‌های تعیین‌شده نگهداری شود. انتظار می‌رود حسابدار اسناد را مسئولانه مدیریت کند، دسترسی‌ها را رعایت کند و درباره اطلاعات شرکت با افراد غیرمجاز گفت‌وگو نکند.
برای محافظت از اطلاعات، شرکت نیز باید دسترسی‌ها، شیوه نگهداری مدارک و مسئولیت افراد را به‌صورت روشن تعریف کند.
۱۰. آمادگی برای یادگیری و بهبود روش کار
نرم‌افزارها، رویه‌های کاری و الزامات مرتبط ممکن است تغییر کنند. تمایل به یادگیری، پذیرش بازخورد و توانایی کار با ابزارهای موردنیاز شرکت می‌تواند به بهبود عملکرد کمک کند.
بهتر است فرصت‌های آموزشی موردنیاز را مشخص کنید و بعد از آموزش، کاربرد آموخته‌ها را در کار بررسی کنید. یادگیری باید متناسب با مسئولیت‌های واقعی فرد باشد.
اشتباهات حسابداری
اشتباهات حسابداری که باید جدی گرفته شوند
برخی از خطاهایی که ممکن است در فرایند حسابداری رخ دهند عبارت‌اند از:
ثبت‌نکردن یک سوی رویداد مالی یا ثبت ناقص اطلاعات؛
انتقال نادرست مبلغ یا اطلاعات به حساب مربوط؛
اشتباه در جمع، طبقه‌بندی یا تطبیق مانده‌ها؛
ثبت یک قلم بدون مدرک پشتیبان کافی؛
جاافتادن اسناد یا تأخیر در ثبت آن‌ها؛
طبقه‌بندی نادرست دریافت‌ها، پیش‌دریافت‌ها یا خرید دارایی‌ها؛
بی‌توجهی به مغایرت‌ها یا پیگیری‌نکردن آن‌ها.
وجود یک خطا به‌تنهایی لزوماً نشان‌دهنده ضعف عملکرد نیست؛ باید بررسی شود خطا چگونه رخ داده، آیا به‌موقع شناسایی شده و چه اقدام اصلاحی انجام شده است. تکرار خطاهای مشابه، نبود بازبینی یا پنهان‌کردن مشکل می‌تواند نیازمند بررسی جدی‌تر باشد.
چرا طبقه‌بندی درست اهمیت دارد؟
برای نمونه، نوع ثبت یک دریافت از مشتری به شرایط قرارداد و مرحله انجام تعهد بستگی دارد. همچنین نحوه ثبت خرید تجهیزات باید بر اساس ماهیت خرید، رویه‌های حسابداری و مقررات مرتبط تعیین شود. بنابراین، از ارائه دستور کلی برای ثبت همه موارد مشابه خودداری کنید و در موضوعات تخصصی، مدارک و شرایط هر معامله را بررسی کنید.
ثبت نادرست با هدف پنهان‌کردن واقعیت مالی یا ایجاد گزارش گمراه‌کننده، موضوعی جدی است و باید طبق فرایندهای قانونی و داخلی شرکت بررسی شود. مدیران نیز نباید از حسابدار درخواست انجام ثبت‌های خلاف واقع داشته باشند.
از یک حسابدار حرفه‌ای چه انتظاری داشته باشیم؟
انتظارهای متناسب با شرح وظایف می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
ثبت منظم و مستند اطلاعات مالی؛
اطلاع‌رسانی درباره مغایرت‌ها و مسائل حل‌نشده؛
آماده‌سازی گزارش‌ها در زمان توافق‌شده؛
رعایت رویه‌های داخلی و حدود اختیارات؛
حفظ محرمانگی اطلاعات؛
پیگیری مهلت‌ها و اطلاع‌دادن زودهنگام درباره ریسک تأخیر؛
بیان روشن محدودیت‌ها یا نیاز به راهنمایی تخصصی؛
پذیرش بازخورد و همکاری برای بهبود فرایندها.
حسابدار نباید برای راضی‌کردن مدیر، اطلاعات را نادرست ثبت کند یا نتیجه‌ای را تضمین کند که خارج از اختیار اوست. رابطه حرفه‌ای زمانی بهتر شکل می‌گیرد که وظایف، اختیارات و مسیر تأییدها برای همه روشن باشد.
حسابدار حرفه ای
هنگام استخدام حسابدار به چه نکاتی توجه کنیم؟
۱. نیاز شغلی را دقیق تعریف کنید
پیش از انتشار آگهی، مشخص کنید حسابدار قرار است چه مسئولیت‌هایی داشته باشد. نیاز یک شرکت بازرگانی ممکن است با شرکت خدماتی یا تولیدی تفاوت داشته باشد.
۲. تجربه و دانش مرتبط را بررسی کنید
به‌جای تمرکز صرف بر عنوان شغلی قبلی، درباره کارهایی که فرد واقعاً انجام داده پرس‌وجو کنید؛ برای مثال، تجربه ثبت اسناد، تهیه گزارش یا کار با نرم‌افزارهای موردنیاز شرکت.
۳. از ارزیابی عملی مرتبط استفاده کنید
می‌توانید یک تمرین کوتاه و غیرواقعی طراحی کنید که با نیازهای شغل ارتباط دارد؛ مانند بررسی چند سند نمونه یا توضیح روش پیگیری یک مغایرت فرضی. تمرین باید منصفانه، محدود و بدون استفاده از اطلاعات محرمانه شرکت باشد.
۴. مهارت ارتباطی و امانت‌داری را بسنجید
حسابدار باید بتواند اطلاعات مالی را روشن و مسئولانه مطرح کند و حدود محرمانگی را بشناسد. درباره نحوه برخورد او با خطا، ابهام و اطلاعات حساس پرسش کنید.
۵. درباره نظم و مهلت‌پذیری پرس‌وجو کنید
از متقاضی بخواهید توضیح دهد چطور کارهای چندگانه و مهلت‌های نزدیک را اولویت‌بندی می‌کند. در کنار پاسخ او، نمونه‌هایی از تجربه‌های واقعی و قابل‌بررسی را جویا شوید.
۶. انتظارات و اختیارات را از ابتدا روشن کنید
مشخص کنید چه کسی اسناد را تأیید می‌کند، چه کسی مجاز به انجام پرداخت است و گزارش‌ها باید به چه فردی تحویل داده شوند. تفکیک مسئولیت‌ها به کاهش خطا و ابهام کمک می‌کند.
چک‌لیست ساده ارزیابی عملکرد حسابدار
مدیران می‌توانند در بازه‌های مشخص، این پرسش‌ها را بررسی کنند:
آیا اسناد در زمان مناسب ثبت و بایگانی می‌شوند؟
آیا گزارش‌ها کامل، روشن و قابل‌پیگیری هستند؟
آیا مغایرت‌ها به‌موقع اطلاع داده و پیگیری می‌شوند؟
آیا مهلت‌ها و وظایف توافق‌شده رعایت می‌شوند؟
آیا اطلاعات حساس به‌درستی محافظت می‌شوند؟
آیا حسابدار درباره ابهام‌ها و محدودیت‌ها به‌موقع اطلاع‌رسانی می‌کند؟
آیا خطاهای تکراری کاهش یافته یا برای اصلاح آن‌ها اقدام شده است؟
آیا مشکلات ناشی از فرایندهای شرکت نیز بررسی می‌شوند؟
برای هر مورد، بهتر است شواهد مشخص ثبت شود و ارزیابی فقط بر اساس یک اتفاق یا برداشت شخصی انجام نگیرد.
جمع‌بندی
برای ارزیابی عملکرد حسابدار شرکت، به مجموعه‌ای از شاخص‌ها توجه کنید: صحت و قابلیت پیگیری اطلاعات، نظم اسناد، رعایت مهلت‌ها، دانش تخصصی، پیگیری مغایرت‌ها، ارتباط مؤثر و حفظ محرمانگی. تراز بودن گزارش‌ها یا مرتب‌بودن میز کار به‌تنهایی برای قضاوت کافی نیست؛ بررسی مستندات و کیفیت فرایندها تصویر دقیق‌تری به شما می‌دهد.
شرح وظایف روشن، کنترل‌های داخلی مناسب و گفت‌وگوی منظم با حسابدار، هم احتمال بروز مشکل را کاهش می‌دهد و هم به بهبود عملکرد کمک می‌کند. در موضوعات تخصصی یا مقرراتی نیز بهتر است اطلاعات را از منابع معتبر و به‌روز بررسی کنید یا از متخصص مربوط مشاوره بگیرید.
پرسش‌های متداول
* بهترین روش ارزیابی عملکرد حسابدار چیست؟
شرح وظایف و شاخص‌های مشخص تعیین کنید و در بازه‌های منظم، نمونه‌ای از اسناد و گزارش‌ها را بررسی کنید. ارزیابی بهتر است بر شواهد، زمان‌بندی و کیفیت خروجی‌ها تکیه داشته باشد.
*آیا تراز بودن تراز آزمایشی نشان می‌دهد کار حسابدار درست است؟
خیر. تراز بودن می‌تواند یکی از بررسی‌های اولیه باشد، اما همه خطاها را نشان نمی‌دهد. تطبیق اسناد، بررسی طبقه‌بندی‌ها و کنترل مغایرت‌ها نیز اهمیت دارد.
* هر چند وقت یک‌بار عملکرد حسابدار را بررسی کنیم؟
بسته به حجم کار و نوع فعالیت شرکت، می‌توان خروجی‌ها را به‌صورت ماهانه یا در دوره‌های توافق‌شده بررسی کرد. بهتر است مسائل مهم و مهلت‌ها در طول دوره پیگیری شوند و ارزیابی رسمی در زمان‌های مشخص انجام گیرد.
* اگر حسابدار اشتباه کند، چه اقدامی مناسب است؟
ابتدا اثر و علت خطا را بررسی کنید، سپس اصلاح لازم را طبق رویه شرکت انجام دهید و برای پیشگیری از تکرار، بازبینی یا آموزش مناسب در نظر بگیرید. اگر شواهدی از عمد یا تخلف وجود دارد، موضوع را از مسیر داخلی و مشاوره تخصصی پیگیری کنید.
* آیا می‌توان از حسابدار خواست همه وظایف مالی شرکت را انجام دهد؟
این موضوع به تجربه فرد، حجم کار و شرح وظایف بستگی دارد. مسئولیت‌ها و حدود اختیار باید واقع‌بینانه و روشن تعیین شوند و کارهای خارج از تخصص حسابدار در صورت نیاز به متخصص مربوط سپرده شوند.
تهیه و تنظیم : تیم تکس اسنپ
